Библиотека.ru - Информационный бюллетень НБ НГТУ
       
 
Последний выпуск
О бюллетене
Основные рубрики
Редакционный совет
Фотогалерея
Полезные ссылки
Архив
СМИ НГТУ
Сайт библиотеки
Поиск

   
 

№ 6 (7) октябрь 2004

Актуальная тема
Электронная выдача литературы – впервые в НГТУ

В сентябре 2004 впервые в НБ НГТУ была проведена электронная выдача учебных изданий на абонементе учебной литературы. Электронная выдача – это новая современная услуга, которую мы смогли предложить читателям благодаря внедрению новой АБИС VIRTUA. На первый взгляд это выглядит довольно просто – библиотекарь считывает сканером штрихкод читательского билета и в появившийся электронный формуляр читателя таким же образом считывает штрихкоды выданных ему книг. Но за внешней простотой кроется большая подготовительная работа всего коллектива библиотеки в течение нескольких месяцев: изучение возможностей новой АБИС, настройка основных параметров для функционирования подсистем «Управление каталогизацией» и «Управление книговыдачей», трудоемкая работа по подготовке фонда абонемента учебной литературы к электронной выдаче и, наконец, обучение всех сотрудников библиотеки основным операциям электронного обслуживания читателей.

Автоматизированная система VIRTUA предоставила в наше распоряжение уникальный электронный каталог, объединяющий в единое целое две записи: запись о читателе и запись о каждом экземпляре издания. Автоматизированная технология дала нам возможность в момент записи информации о читателе заложить основы дифференцированного обслуживания разных категорий читателя: установить различные сроки пользования учебной литературой, различное количество продлений, предоставить определенные льготы в обслуживании и т.д.

Поэтому подготовительная работа началась с классификации типов читателей. Система VIRTUA позволяет устанавливать до 1020 различных типов, мы использовали лишь семь. Это – студенты, аспиранты, профессорско-преподавательский состав, сотрудники НГТУ, библиотекари, учащиеся Лицея, сторонние читатели.

Запись информации о читателе в электронном каталоге выполняется в международном формате MARC21, который позволяет нам внести самые разнообразные сведения о пользователе с целью наиболее качественного его обслуживания.

Так, внесение информации о штрихкоде читательского билета позволяет осуществлять электронную выдачу изданий, заполнения поля пароля читателя дает возможность ему просматривать свой электронный формуляр с любого компьютера, подключенного к Интернет. А при внесении в электронный формуляр читателя адреса его электронной почты появится возможность в автоматизированном режиме отправлять читателю сообщения о наличии заказанной литературы, о задолженностях и другой информации.

Одновременно с классификацией типов читателей мы определили основные параметры для записи в электронный каталог информации о каждом экземпляре. Запись об экземпляре включает в себя идентификационный номер (штрихкод), месторасположение документа, его расстановочный шифр и др. сведения. Но наиболее важным является принадлежность конкретного экземпляра к определенному классу. В основе классификации – срок пользования экземпляром. Всего установлено 5 классов и при электронной выдаче каждого экземпляра тому или иному типу читателя система автоматически определяет сроки сдачи издания, устанавливает количество продлений и размер штрафа за его несвоевременный возврат.

Следующим важным этапом для организации электронной книговыдачи явилась подготовка фонда абонемента учебной литературы для ввода в электронный каталог. За период с 19 апреля по 1 сентября сотрудниками библиотеки было оклеено штрихкодами и введено в электронный каталог более 220 тысяч экземпляров.

Успешно проведенная подготовительная работа по настройке системы и подготовке фонда позволила организовать в начале учебного года электронное обслуживание читателей всех типов, а не только студентов двух – трех факультетов, как это планировалось ранее. Было составлено четкое расписание выдачи литературы для каждого факультета и для каждой группы по дням и часам. Запись первокурсников, перерегистрация читателей осуществлялась с 3-х автоматизированных рабочих мест, еще 3 компьютера были задействованы для электронной выдачи литературы.

Основная проблема заключалась в том, что большая часть активного фонда находилась на руках у студентов - должников, поэтому сотрудникам библиотеки приходилось работать по двойной технологии - сначала принимать литературу по традиционному читательскому формуляру, и только при условии полного погашения долгов обслуживать читателей по новой технологии. Параллельно работала группа сотрудников по вводу в электронный каталог экземпляров книг, только что сданных читателями.

Подводя итоги первого опыта электронной выдачи литературы, нужно отметить следующее. С внедрением новых технологий в обслуживании читателей сам процесс выдачи и возврата литературы значительно ускорился. Надежность программного обеспечения VIRTUA позволила нам уже на первом этапе внедрения отказаться от двойной технологии в обслуживании (а именно – отказаться от ведения традиционного читательского формуляра и заполнения читателями книжных формуляров) и выдавать литературу только в электронном режиме. Анализ электронного формуляра читателей показал, что в среднем на выдачу 10-15 экземпляров учебников затрачивается не более одной минуты. Однако сам процесс подбора литературы из фонда занимает по-прежнему большую часть времени, поэтому сотрудникам предстоит большая работа по более рациональной его организации, приближению активной части фонда к кафедрам электронной выдачи.

Хочется отметить, что электронная выдача литературы это не просто процесс обслуживания, это принципиальная новая услуга для пользователя. Ведь вся информация о состоянии (статусе) экземпляра постоянно отражается в электронном каталоге, в том числе и о его выдаче читателю, сроке возврата. И с дальнейшим внедрением электронной выдачи в других подразделениях библиотеки читатели смогут заказывать необходимую литературу по электронному каталогу, бронировать временно отсутствующие издания. А уже сегодня нашим читателям представлена уникальная возможность самостоятельно обращаться к сведениям в электронном формуляре, в любое время без помощи библиотекаря уточнять количество книг, взятых на абонементе, и сроки их возврата.

С внедрением электронной выдачи на базе нового электронного каталога появились новые возможности и для библиотекарей, а именно - возможность диалога с компьютером, получения в ходе операций выдачи-возврата литературы различной информации о читателях (особенностях обслуживания, нарушениях и т.д.) в виде системных сообщений. Теперь не нужно держать в памяти много информации, касающейся особенностей обслуживания того или иного читателя. Система работает автоматически, все основные критерии обслуживания уже заложены в основных параметрах, библиотекарь только отслеживает процесс, реагирует на определенные сообщения–предупреждения системы по утвержденной технологии.

Необходимо отметить еще один важный момент – надежность защиты информации в электронном формуляре читателя. Уникальное программное обеспечение АБИС позволяет регистрировать все операции выдачи, возврата, продления экземпляра посекундно с последующим сохранением этой информации в специальном файле. Так называемая «история книговыдачи экземпляра» хранится в электронном каталоге до момента исключения экземпляра из фонда. Таким же образом все операции получения и возврата экземпляров фиксируются в электронном формуляре читателя и хранятся в нем до момента удаления записи читателя из электронного каталога.

В дальнейшем с приобретением специального оборудования у читателей появится возможность получать в распечатанном виде полный список книг, полученных по электронному формуляру.

В завершение следует сказать, что работа по внедрению новых автоматизированных технологий продолжается, на очереди – подготовка фонда абонемента научной литературы к ретровводу в электронный каталог и организация в этом подразделении библиотеки электронной выдачи литературы с предоставлением читателям новых услуг, повышающих качество обслуживания.

      

Все статьи выпуска:


С праздником, дорогие ветераны!

К итогам работы конференции
В.А. Лопатина, зам. директора библиотеки по науке

Всероссийская конференция «Роль библиотеки вуза в реализации Программы развития воспитания в системе образования»
В.Н. Удотова, директор НБ НГТУ

Центральная библиотека образовательных ресурсов
Т.В. Баздырева, зав. НБО

«Лучшие из лучших». IX областной профессиональный конкурс молодых библиотекарей.
И.Ю. Черкашина, гл. библиограф ОНО

Презентация нового читального зала
С.В. Храпач, зам. директора по общим вопросам и внебюджетной работе

Новые правила библиографического описания
И.В. Федосеева, главный библиотекарь НМО

Электронная выдача литературы – впервые в НГТУ
Н.В. Шаншина, гл. библиотекарь-технолог

С юбилеем!

© 2004-2006 НБ НГТУ Powered by StudLab